LA MEJORA DE PROCESO NO FUNCIONA

3 Razones por las que la Mejora de Procesos no Funciona

Es común que las empresas intenten implementar la mejora de procesos, pues normalmente ese cambio trae consigo mejores resultados al hacer más eficientes los procesos de la empresa. Sin embargo, hay ocasiones en las que estos cambios pueden fallar, o simplemente no son capaces de hacer un cambio real dentro de la empresa, lo cual puede ser frustrante para todo el equipo de trabajo, y lleva a pensar que la mejora de procesos no fuciona. Es por eso por lo que hoy quiero compartirte 3 razones por las que la mejora de procesos falla, para que puedas evitarlas al querer implementar la mejora continua en tu empresa.

1. No se ataca el problema de raíz.

Siempre que hacemos un cambio para implementar la mejora de procesos lo hacemos con la intención de poder crear una solución para nuestros problemas. Sin embargo, si no analizamos correctamente los datos, nuestras propuestas de soluciones pueden atacar solamente síntomas de los problemas, sin eliminar el problema por completo.

Cuando esto pasa, nos da una falsa sensación de mejora, porque momentáneamente parece haber resuelto el problema y aumentado la productividad, pero eventualmente vuelve a ser como era antes. Para poder aplicar un cambio verdadero que tenga resultados a largo plazo, necesitamos poder reconocer cuál es el origen de nuestro problema y buscar solucionarlo desde ahí. Una estrategia simple para poder reconocer la raíz de nuestros problemas consiste en preguntarnos por qué esta pasando algo 5 veces seguidas, como se muestra en el ejemplo siguiente:

Los clientes están molestos. ¿Por qué? -> El servicio es lento. ¿Por qué? -> Las ordenes de comida salen tarde. ¿Por qué? -> El chef no está cocinando. ¿Por qué? -> Está lavando platos. ¿Por qué? -> Porque se quedó sin platos limpios. Ese es nuestro problema raíz, y es la parte del proceso en la que debemos enfocar nuestros esfuerzos para la mejora.

2. No se involucran a las personas correctas.

Un líder tiene que ser capaz de reconocer quiénes son las personas involucradas en el proceso que se busca mejorar. Al querer implementar un cambio, es necesario consultar a esas personas. Si no lo hacemos, corremos el riesgo de que los cambios no sean duraderos, o que traigan consigo consecuencias negativas en otra etapa del proceso. Sin embargo, tampoco hay necesidad de involucrar a todos los colaboradores que forman parte del proceso a mejorar.

Necesitamos involucrar a personas clave que nos puedan dar un panorama claro de los aspectos a mejorar, y el impacto que puedan tener. Estas personas pueden ser quienes están involucradas directamente en el proceso, los clientes del proceso y las personas interesadas en el desarrollo de ese proceso. Con su apoyo, seremos capaces de entender de mejor manera el proceso e implementar las soluciones correctas para evitar que la mejora de procesos falle.

3. No existe una cultura de resolución de problemas.

Para poder tener una mejora continua y un cambio verdadero, este debe venir desde la cultura organizacional. Nuestra empresa debe tener una cultura de honestidad, confianza y transparencia, en donde todos los colaboradores tengan disposición de hablar de sus problemas. Debe hacer confianza para hablar con colaboradores y superiores en la empresa, y ser abiertos a recibir critica constructiva que nos ayude a hacer el cambio más fácil.

El cambio puede comenzar desde cada uno de nosotros. Para poder lograr un cambio grande a lo largo de toda nuestra empresa, debemos de empezar por un cambio pequeño primero. Todos esos cambios menores suman, y ayudan a que nuestra empresa tenga una cultura organizacional de resolución de problemas que nos traerán mejoría a todos.

Si tu mejora de procesos no esta funcionando, puede ser porque no estás viendo la imagen completa y te enfocas solo en un problema que notaste, aun si este puede ser causado por otro problema mayor. Apóyate de tus colaboradores involucrados en el proceso a mejorar y analicen juntos cual es el origen del problema, para comenzar con la mejora de procesos desde ahí, y así poder crear una cadena de cambios que nos lleven al resultado esperado.